Kali ini saya akan membicarakan mengenai LAPORAN BISNIS, pengertian apa itu laporan bisnis, bagian-bagian dalam laporan bisnis, cara pengorganisasian laporan bisnis dan apa itu short and long form report.
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “ Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report): suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.
Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:
a. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan; misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.
b. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan; misalnya kebijakan penempatan karyawan.
c. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan; misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
d. Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal; misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.
e. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu; misalnya laporan riset, laporan justifikasi.
f. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru; misalnya proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.
Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.
1. Laporan menurut Fungsinya
Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan, laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya.
2. Laporan menurut Subjeknya
Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.
3. Laporan menurut Formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.
4. Laporan menurut Keasliannya
Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.
5. Laporan menurut Frekuensinya
Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
6. Laporan menurut Jenisnya
Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).
7. Laporan menurut Kegiatan Projek
Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan
Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.
BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS
1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.
Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman. Short-form report dapat digunakan baik untuk Laporan Informasional maupun Laporan Analitis.
Secara umum, short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halaman judul, kata pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat. Oleh karena itu, sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Dalam memilih suatu format laporan, biasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan, yaitu:
a. Preprinted
b. Surat
c. Memo
Long-Form Report
Secara fisik, hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat.
Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti perumusan masalah, outline untuk analisis, rencana kerja, penelitian, analisis data.
Semoga bermanfaat.... ^_^
Tidak ada komentar:
Posting Komentar